Le planning d'une fête de village, de J-120 au bilan
Une fête votive se prépare quatre mois à l'avance. Le planning complet, de la réservation de l'orchestre au bilan financier, avec le budget type.
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Mis à jour le 31 octobre 2026 · Par L’équipe La bonne équipe
Le rétroplanning d'une fête de village commence quatre mois avant la date : c'est le temps qu'il faut pour réserver l'orchestre, les forains et l'artificier, accomplir les formalités et répartir les postes entre les membres actifs. Voici le planning complet d'une fête votive sur deux jours.
Le planning complet
| Échéance | Action |
|---|---|
| J-120 | Réserver l'orchestre du bal et les animations |
| J-90 | Contacter les forains et fixer les emplacements ; déposer en mairie la demande d'occupation du domaine public |
| J-75 | Réserver le chapiteau, la scène et la sonorisation |
| J-60 | Commander le feu d'artifice et confirmer l'artificier ; vérifier l'assurance des prestataires ; solliciter les commerçants et partenaires |
| J-45 | Demander l'arrêté de circulation et de stationnement |
| J-30 | Préparer le programme et imprimer les affiches ; demander l'autorisation de buvette ; obtenir l'attestation d'assurance |
| J-21 | Publier le programme (presse locale, réseaux sociaux, office de tourisme) |
| J-15 | Déclarer la manifestation à la Sacem |
| J-14 | Commander le repas et les boissons ; répartir les postes entre les membres actifs |
| J-7 | Prévenir les riverains (horaires, circulation, stationnement) |
| J-3 | Préparer les fonds de caisse |
| J-2 | Envoyer un rappel aux membres actifs |
| J+2 | Rendre le matériel loué |
| J+7 | Remercier les partenaires et les membres actifs |
| J+10 | Régler les prestataires et établir le bilan financier |
Les formalités à ne pas oublier
Une fête votive cumule plusieurs formalités, chacune avec son délai :
- l'arrêté de circulation et de stationnement, au moins un mois avant ;
- l'autorisation de buvette temporaire, au moins 15 jours avant ;
- la déclaration à la Sacem pour le bal ;
- l'occupation du domaine public pour les forains et le chapiteau ;
- l'attestation d'assurance de l'association, et celles des prestataires (forains, artificier, orchestre).
Le budget type
Voici le budget prévu d'une fête sur deux jours, avec bal, repas, forains et feu d'artifice :
| Recettes | Montant | Dépenses | Montant |
|---|---|---|---|
| Buvette et restauration | 4 500 € | Animations (orchestre, feu d'artifice) | 3 000 € |
| Entrées et repas | 2 500 € | Achats pour la buvette et le repas | 1 500 € |
| Subvention de la commune | 1 000 € | Location de matériel | 1 200 € |
| Emplacements des forains | 800 € | Prestataires | 600 € |
| Partenariats | 600 € | Communication | 400 € |
| Sacem | 300 € | ||
| Consommables | 300 € | ||
| Divers | 300 € | ||
| Assurance | 250 € | ||
| Lots et cadeaux | 150 € | ||
| Total | 9 400 € | Total | 8 000 € |
La buvette finance à elle seule une bonne partie de la fête : soignez les commandes et le nombre de personnes à chaque poste.
Répartir les postes
Une fête sur deux jours mobilise beaucoup de monde : installation du chapiteau, buvette, service du repas, entrées du bal, sécurité du feu d'artifice, rangement. Découpez chaque mission en tranches de trois à quatre heures et publiez-les deux semaines à l'avance. Chacun choisit son poste, et vous voyez d'un coup d'œil ceux qui restent à pourvoir.
Après la fête
Dans les dix jours, réglez les prestataires, rassemblez les pièces comptables et comparez le prévu et le réel. Ce bilan sera la base du budget de l'année suivante et un élément clé du rapport financier présenté en assemblée générale.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance préparer une fête de village ?
Comptez quatre mois. L'orchestre, les forains et l'artificier se réservent tôt, en particulier pour les week-ends d'été très demandés.
Quelles formalités pour une fête votive ?
En général, une autorisation de buvette temporaire, un arrêté de circulation et de stationnement, une demande d'occupation du domaine public, une déclaration à la Sacem et une attestation d'assurance couvrant la manifestation.
Quel budget pour une fête de village ?
Pour une fête sur deux jours avec bal, repas, forains et feu d'artifice, le budget tourne souvent autour de 8 000 €, financé surtout par la buvette, les entrées et la subvention communale.