Préparer l’assemblée générale de votre association

Préparer l’assemblée générale d’une association demande un mois : arrêter les comptes, convoquer les membres dans les formes prévues par vos statuts, appeler à candidatures, puis rédiger le procès-verbal. Rien d’insurmontable, à condition de relire ses statuts avant de commencer.

Ce que disent la loi et vos statuts#

La loi du 1er juillet 1901 n’impose ni date, ni délai de convocation, ni quorum : tout se trouve dans vos statuts. Ils fixent en général :

• qui convoque (président, conseil d’administration, ou les deux) ;
• le délai et la forme de la convocation (courrier, courriel, affichage) ;
• qui peut voter, souvent les membres à jour de leur adhésion payante ;
• le quorum et la majorité requise ;
• les règles de procuration.

Une assemblée qui ne respecte pas ses propres statuts expose ses décisions à la contestation. C’est la seule vraie règle à retenir, et elle vaut mieux que n’importe quel modèle trouvé en ligne.

L’ordre du jour type#

1. Rapport moral du président : l’année écoulée, les manifestations, les remerciements.
2. Rapport financier du trésorier : résultat de l’exercice et situation de trésorerie.
3. Vote d’approbation des comptes et quitus au trésorier.
4. Montant de l’adhésion payante pour l’année à venir.
5. Budget prévu et calendrier des manifestations.
6. Renouvellement des administrateurs.
7. Questions diverses.

Seuls les points inscrits à l’ordre du jour peuvent être votés : les questions diverses servent à échanger, pas à décider. Si un sujet sensible est attendu (changement de date de la fête, augmentation de l’adhésion), inscrivez-le explicitement.

Le planning sur un mois#

Échéance	À faire	Qui
J-30	Fixer la date et réserver la salle	Président
J-30	Arrêter les comptes de l’exercice	Trésorier
J-21	Envoyer la convocation avec l’ordre du jour et un modèle de pouvoir	Secrétaire
J-21	Appeler à candidatures pour les postes d’administrateurs	Administrateurs
J-14	Préparer le rapport moral et le rapport financier	Président, trésorier
J-7	Relancer les membres, compter les pouvoirs reçus, vérifier la liste des votants	Secrétaire
Jour J	Feuille d’émargement, rapports, votes, pot de l’amitié	Tous
J+7	Rédiger et faire signer le procès-verbal	Secrétaire, président
J+15	Déclarer les nouveaux dirigeants en préfecture si l’équipe a changé	Nouveaux administrateurs

Si vos statuts ne fixent pas de délai, un envoi 15 jours à un mois avant laisse aux membres le temps de s’organiser et de faire acte de candidature.

Le jour de l’assemblée#

• La feuille d’émargement : chaque membre présent signe, les pouvoirs sont agrafés. Elle prouve que le quorum est atteint et se conserve avec le procès-verbal.
• Un président et un secrétaire de séance : désignés en ouverture, ils animent la réunion et prennent les notes.
• Les votes : à main levée, sauf si vos statuts imposent le bulletin secret pour les élections. Notez le nombre de voix pour, contre et abstentions, point par point.
• Les comptes présentés simplement : un tableau des recettes et des dépenses par manifestation se lit mieux qu’un grand livre, et prépare les questions.

Prévoyez une heure de réunion et un moment convivial après : c’est souvent là que les candidatures arrivent.

Le procès-verbal#

Le procès-verbal résume les décisions, pas les débats. Il indique la date, le lieu, le nombre de membres présents et représentés, l’ordre du jour et le résultat de chaque vote. Il est signé par le président et le secrétaire de séance, puis conservé avec les statuts.

Ce document sert ensuite partout : déclaration des nouveaux dirigeants en préfecture, changement de signataire à la banque, dossier de subvention, demande de salle. Rédigez-le dans la semaine, tant que les chiffres sont frais.

Voir aussi : déclarer un changement de bureau et demander une subvention à la mairie.

Dans La bonne équipe, la liste des membres à jour de leur adhésion payante, les comptes de l’exercice et le bilan prévu et réel de chaque manifestation sont déjà prêts : il ne reste qu’à les présenter.